Writing Formal or Informal Emails for your Italian Citizenship Exam

If you’re preparing for your Italian Citizenship exam, you know that one of the writing prompts for the writing portion includes writing a formal or informal email.

First and foremost, it’s important to determine the appropriate register for your email because Italian distinguishes between formal and informal language.

For a formal email, use the appropriate level of formality (e.g. the Italian curtesy form or formal salutations). 

Example of formal emails:

  • writing to your doctor
  • writing to your university teacher
  • writing to the local council hall
  • writing to the library

On the other hand, an informal email can be more relaxed in tone and style. 

  • writing to your friend, colleague or family member. 

Here are some tips for writing an informal email:

  • The CILS B1 citizenship requests the email to be between 80 and 120 words long.
  • The CELI B1 exam requests the email to be between 90 and 110 words long.
  • The PLIDA B1 exam requests the email to be between 70 and 100 words long.

First and foremost, it’s important to determine the appropriate register for your email because Italian distinguishes between formal and informal language.

For a formal email, use the appropriate level of formality (e.g. the Italian curtesy form or formal salutations). 

Formal emails vs informal emails 

Example of formal emails:

  • writing to your doctor
  • writing to your university teacher
  • writing to the local council hall
  • writing to the library

On the other hand, an informal email can be more relaxed in tone and style. 

  • writing to your friend, colleague or family member. 

Here are some tips for writing an informal email:

An email typically follows a basic structure, which includes:

  1. Greetings: Depending on the formality of the email, you can start with a formal or informal greeting.
  2. Introduction: In the introduction, you can shortly introduce yourself and mention the he reason why you’re writing the email.
  3. Body: This is the most important part of the email where you can provide more details about your request, share information, or ask questions or give advice.  
  4. Closing

How to write an informal email in Italian

Friendly greetings

  • Ciao + nome, come stai? 
  • Caro + nome, come va?
  • Carissimo + nome, come sta?

Introduction 

  • Da quanto tempo… (long time no see)
  • Ti scrivo perché… (I’m writing to you because)
  • Ti scrivo per chiederti…(I’m writing to ask you)
  • Ho saputo che …(I heard that)

Body

 In the body of the email, make your request or share your message. Be concise and clear, but also personable and friendly. This are some sample sentences that you can include in your body. 

  • Ask for information: Vorrei sapere, Vorrei farti sapere
  • Explain a problem: Ti scrivo per informarti di un problema..
  • Make a request: Vorrei chiederti…, Per favore, potresti…?
  • Expression an opinion: secondo me, credo che tu…
  • Give advice: ti consiglio di..
  • Ask for advice: Potresti darmi un consiglio su…? Vorrei chiederti un consiglio su..

Informal closings

  • Fammi sapere (let me know, keep me in the lopp)
  • Spero di averti aiutato (I hope I helped you)
  • Ti ringrazio…
  • Ti saluto…
  • A presto…
  • Ci sentiamo…
Examples of email prompts taken from the CILS B1 citizenship exam.

Un collega ha problemi a lavoro e non riesce ad essere produttivo. Scrivigli un’ email e dagli dei consigli per migliorare la situazione lavorativa (80-20 parole)

Ciao [nome], come stai?

Ho saputo che hai avuto qualche difficoltà a rimanere produttivo al lavoro ultimamente, e mi dispiace sentire che stai attraversando un momento difficile. Vorrei darti alcuni consigli che potrebbero aiutarti a migliorare la tua situazione lavorativa.

Per prima cosa, ti consiglio di fare una lista di cosa da fare ogni giorno. Poi cerca di creare un posto di lavoro di lavoro confortevole e silenziosa. E infine, pensa a degli obiettivi a lungo e carto tempo da raggiungere.

Spero che questi consigli siano utili per te.

Ti saluto e a presto. 

[tuo nome]

Ciao [nome] , come stai?

Da quanto tempo! Sono stato così impegnato all’università. Ascolta, volevo dirti che sto programma una vacanza studio a Firenze a giugno. Mi sembra un’ottima idea per celebrare la fine dell’università ma anche per migliorare italiano. So che hai studiato italiano anche tu l’anno scorso. Ti piacerebbe venire con me? Potremmo affittare un appartamento insieme e così ridurre così.

Fammi sapere.

A presto.

[tuo nome]

How to write a formal email in Italian

Formal greetings

  • Spettabile + nome of the company
  • Gentile Signor (or Signora) + lastname
  • Buongiorno Signor (or Signora) + last name
  • Egregio Signor + last name (very formal)
  • Egregia Signora + last name (very formal)

Introduction 

  • Le scrivo per informarla… (I’m writing to inform you that… )
  • Le scrivo per segnalarle… (I’m writing to inform you that… )
  • Le scrivo per chiederle.. (I’m writing to ask you…)
  • Scrivo in riferimento a… (I’m writing in reference to…)
  • Come discusso telefonicamente… (As discussed by phone…)

Body

  • Ask for information: Vorrei sapere, Vorrei farti sapere
  • Explain a problem: Le scrivo per informarla di un problema..
  • Make a request: Vorrei chiederle…, Per favore, potrebbe…?
  • Expression an opinion: Secondo me, credo che Lei…
  • Give advice: Le consiglio di..
  • Ask for advice: Potrebbe darmi un consiglio su…? Vorrei chiederLe un consiglio su…

Informal closings

  • Mi faccia sapere (let me know, keep me in the loop)
  • In attesa di un vostro riscontro (Looking forward to hearing from you)
  • La ringrazio in anticipo per il suo aiuto (thank you in advance for your help)
  • Cordial Saluti (kind regards)
  • Distinti Saluti (best regards)
  • Cordialmente (sincerely)
Examples of email prompts taken from the CELE B1 citizenship exam.

Il giardino del tuo quartiere è in cattivo stato, scrivi un email al sindaco dove descrivi le condizioni del giardino, racconta un problema che la tua famiglia ha avuto lì e dai qualche suggerimento per tenerlo meglio. Scrivi tra 70 e 100 parole. 

Gentile Signor Sindaco,

Le scrivo per segnalare che il giardino del nostro quartiere è in pessime condizioni. L’erba è alta, le aiuole sono trascurate e i giochi per i bimbi sono chiusi, e la spazzatura non è stata raccolta da giorni. Inoltre, la mia famiglia ha avuto un problema recentemente, quando mio figlio è caduto sull’erba ed è stato ferito da un pezzo di vetro.

Vorrei suggerire di migliorare la manutenzione del giardino, tagliando regolarmente l’erba e rimuovendo le erbacce e la spazzatura. Inoltre, sarebbe utile ripristinare i giochi per i bambini al più presto.

In attesa di un suo cordiale riscontro,

Cordiali saluti

[tuo nome]

About the Author

Serena Capilli

I’m the creative force behind both this blog and my collection of short stories in simple Italian for language learners, available on Amazon.

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